档案管理制度

文件材料整理归档制度

一、本单位实行档案集中统一管理的原则，按《档案法》的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

二、归档范围

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，具体内容详见本单位的《文件材料归档范围及保管期限表》。

三、归档时间

各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案、缘簿档案应归档文件材料在次年三月底前由办公室收集齐全，六月底前由综合档案室整理归档完毕。会计档案在年度终了之后，可暂由办公室保管一年，期满后，编制移交清册，移交综合档案室统一保管。基建档案在项目结束后由办公室收集整理并送至综合档案室归档。藏经、藏品、设备、声像、实物档案由专职档案人员负责收集并随时归档。采用逻辑归档的电子文件实时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行，具体按《南通市〈电子文件归档与管理规范〉实施细则（试行）》的要求执行。

四、归档要求

凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激光打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷默打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。

五、归档份数

本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇集”。

电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

六、归档手续

各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

档案保管制度

一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求，增强法制观念，依法办事，保管好本单位的全部档案。

二、档案库房必须坚固，箱柜应合理摆放，便于通风，利于查找。

三、档案库房实行专人负责管理，严禁无关人员进入库房。

四、档案收进、移出必须随时办理登记手续。

五、档案库房要采取防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物等安全措施，每年对“七防”措施进行一次检查。

六、档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14—18°C，相对湿度以50—60%为宜，定期做好测量记录，适时通风换气，对不适宜的温湿度要进行调整。

七、档案库房要保持清洁卫生，下班前检查门窗、电气开头是否关闭。

八、每年对保管的档案进行一到两次清点核对检查，并做好检查记录，做到帐物相符，对破损档案要及时修补和复制。

九、档案柜及记录档案放置要求整齐、系统、美观，统一编号，便于利用，各种检索工具、资料存放应醒目有序，符合要求。

档案鉴定销毁制度

一、建立本单位档案鉴定销毁领导小组，档案鉴定销毁领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。

二、根据国家档案局对档案保管期限的有关规定，制定本单位各类档案保管期限表。并准确判定档案的存毁。

三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案，应逐卷逐件进行鉴定；具有继续保存价值的档案材料，要重新确定保管期限，组卷保存；确已失去保存价值的档案材料，要编制销毁清册一式两份，报本单位主管领导批准后方可销毁。

四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。

五、鉴定工作原则上每年进行一次，销毁剔除档案，必须由两个以上在指定地点由专人销毁，并在销毁清册上签署姓名和销毁日期。

六、非经档案鉴定小组审核批准，严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案材料。

档案保密制度

一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事。

二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。

三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案材料的政治安全，不发生档案材料被窃和失密事故。

四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅。

五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须经分管领导批准；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容的，需经档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。

六、外单位查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需经本单位分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。

七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内。

八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。

九、经鉴定需销毁的保密文件材料，必须编造清册，经领导批准后按保密规定统一组织销毁。

十、发生泄密事件，及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。

档案统计制度

为了实现本单位档案的科学管理，充分发挥档案的作用，建立科学的统计工作。特制定如下规定。

一、对本单位综合档案库房所保管的档案，设立各门类档案案卷目录。进行及时、全面、准确的统计。

二、做好档案的收进、移出、变化情况和实存数量的统计。

三、要做好档案借阅、利用效果等方面的统计工作。

四、做好档案鉴定情况的统计。

档案利用制度

一、本单位领导和各职能部门因工作需要，均可查阅本室的档案。

二、查阅本部门职能工作的档案，需经本部门负责人批准后方可查阅；查阅非本部门职能工作的档案及单位会议记录、纪要（办公会议）需经分管领导批准后方可查阅。

三、外单位查阅本单位档案，需持单位介绍信，经分管领导审批后方可查阅。

四、档案一般限在阅档室使用，确因工作需要借出使用，必须经分管领导批准，一次借出数量不得超过一卷并在一周内归还。

五、查（借）阅本室档案，必须履行借阅登记手续，并及时向档案室反馈利用效果。档案人员应做好档案利用情况的记载和统计，并在年底汇编利用效果典型事例。

六、阅档人员必须爱护档案，不得私拆、损坏、污染、涂改档案。

七、阅档人员不得阅看或摘抄查阅范围以外的档案。档案人员对阅档人摘抄的材料应予以认真核对。

八、凡需要复制、摘抄的档案，必需加盖公章，方可生效。

档案工作“三纳入”、“四参加” 制度

一、档案工作是单位各项管理工作的重要组成部分，是提高工作效率，确保工作质量的必要条件，因此应将档案工作纳入本单位的整体规划、年度工作计划，纳入本单位领导工作的议事日程，纳入有关人员的岗位职责。

二、为确保本单位档案的齐全完整，档案人员必须参与管理，了解本单位的工作动态和相关业务的基本情况，应做到“四参加”，即参加本单位重大活动、参加本单位基本建设项目验收、参加本单位购置的设备开箱验收、参加有关会议。

电子文件归档管理制度

为加强对电子文档的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令）和省档案局《关于印发〈江苏省电子文件归档与管理办法〉的通知》，结合本单位的实际情况，制定本办法。

一、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序，纳入工作人员岗位职责。

二、业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收集和整理，并接受档案部门监督、检查、指导。

三、电子文件的形成部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交，由档案部门进行真实、完整、有效性检测。

四、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。

五、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。

六、归档电子文件一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。存储载体必须符合耐久性要求，可采用只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，禁用软磁盘，按要求填写载体封面和有关登记表。

七、归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，同时应当立即将已归档电子文件的管理权从网络上转移至档案部门。

八、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃-20℃、相对湿度35%--45%、竖放保管等要求和标准。

九、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2--4年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作，原载体保留时间不少于3年。

十、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。归档电子文件的封存载体不外借。

档案信息利用发放制度

为加强利用档案资源，开发档案编研，发挥档案的历史借鉴作用和咨询服务作用，使档案创新服务于宗教事业的各项工作，发挥档案效益，特制订档案信息利用发放制度。

一、档案专、兼职人员要认真学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，积极钻研档案业务，利用档案资源，收集各种资料，按照档案管理要求及实际需要，编写大事记、组织机构沿革、基础数据等汇编材料，并每年加以续写补充，积极编写其他适用的编研材料。

二、专职档案人员对综合档案室编写的档案信息材料，及时提供给领导、各部门阅读学习，并做好利用发放记录。

三、档案信息利用发放范围，由主管领导阅后确定，需要保密的材料不得擅自提供给他人或扩大传阅范围。

四、有关人员对档案信息阅读后，要及时向综合档案室反馈阅读效果，以便不断提高档案信息质量、数量，更好地发挥档案信息利用对工作的指导和参考作用。

藏经楼经书库存管理制度

一、藏经楼是保藏存放本单位所有经书、文物资料的专用场所。楼内严禁存放易燃易爆及其他有损经书、文物资料的物品。

二、藏经楼一般不对外开放，为确保安全、不损毁丢失，非专管人员不得擅自入内，如有必要，需经寺院方丈或监院批准，办理登记手续方可入内。

三、楼内必须清洁卫生，要有防火、防水、防盗、防虫、防霉等设施，以防为主，防治结合，及时更换驱虫药品，定期检查消防器材、温控除湿设施等，保证安全可靠实用。

四、经书库存柜橱要按类、按序编号，排列整齐、通风顺畅，便于查阅索取。

五、藏经楼专管人员对库存的经书、文物资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的防范和保护措施。